Kostenoptimierung durch ergebnisorientiertes Qualitätsmanagement

Das Auf und Ab im OutsourcingDie Lösung für gleichbleibende Qualität
  Der 1. Schritt zur Transparenz im Outsourcing
Optimierung von Leistungsverzeichnissen
Nur wenn ein Zustand genau definiert ist, kann er objektiv geprüft werden.

Beispiel Unterhaltsreinigung: Im Gegensatz zu den Kosten ist die Sauberkeit als Ergebnis nicht ohne weiteres messbar. Seit 1999 beschäftigt sich die clean-check® Deutschland GmbH damit, Vereinbarungen in Leistungsverzeichnissen so zu konkretisieren, dass deren Beschreibung exakt die zu erbringenden Leistungen wiederspiegelt. Als Ergebnis erhält man eine Transparenz, die es möglich macht, geleistete und vereinbarte Leistungen zu vergleichen.

Ein ergebnisorientiertes Leistungsverzeichnis beschreibt nicht das Reinigungsverfahren, sondern das Reinigungsergebnis, das erreicht werden muss. Alle Räume/Raumanteile bekommen eine Gewichtung/Bewertung und werden anhand der Wichtigkeit abgearbeitet.

Die Reinigungskräfte werden somit in die Lage versetzt, nicht mehr rein motorisch jeden Raum/Raumanteil zu reinigen, sondern wissen, dass das Wichtigste zuerst gereinigt wird und Flächen, die bereits sauber sind, kein zweites Mal gereinigt werden. Die Ressource Mensch wird optimiert und somit auch die Leistung und entsprechend der Preis.

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  Der 2. Schritt zur Transparenz im Outsourcing
Marktpreis-Abgleich
Nur die Kosten zu senken ist keine Strategie.

Die allgemeine Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung genügt zumeist nicht, um verschiedene Angebote differenziert zu vergleichen. Vor allem bei komplexen Dienstleistungen und Produkten ist eine genauere Betrachtung unerlässlich.

Der Marktpreisabgleich durch die clean-check® Deutschland GmbH gewährleistet eine Übersicht des derzeitigen Marktspiegels über die abgefragten Dienstleistungen/Produkte. Wir generieren auf Grundlage unserer bundesweiten Aktivitäten Referenzwerte für Ihre Leistungsanforderungen. In einer von uns erstellten Vorabkalkulation (Nutzwertanalyse) spiegeln diese Referenzwerte die derzeitigen am Markt üblichen Preise wieder. Somit ist sichergestellt, dass ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis erreicht wird.

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  Der 3. Schritt zur Transparenz im Outsourcing
Unterstützung bei Ausschreibungen
Mit unserer Erfahrung zu einer maßgeschneiderten Ausschreibung.

Die Vergabe von Diensten und Tätigkeiten an spezialisierte Unternehmen – auf Neudeutsch Outsourcing genannt – ist auch rund um das Gebäudemanagement ein probates Mittel, um wirtschaftlicher zu arbeiten. Doch es gilt einiges zu beachten – schließlich soll die Vergabe zu einer Qualitätssteigerung und zum wirtschaftlichen Erfolg führen, die eigene Organisation entlasten und nicht in einer Katastrophe enden.

Dienstleister gibt es viele, der Markt ist heiß umkämpft. Da dürfte es für Sie als Unternehmer eigentlich kein Problem sein, für Teilbereiche des internen und externen Gebäudemanagements einen geeigneten Partner zu finden. Ihr Motiv ist klar umrissen: Spezialisten können diverse Aufgaben routinierter und schneller erledigen. Und auch das Ziel ist klar: Wirtschaftlicher soll es werden. Wenn Sie dabei noch neue kundenorientierte Serviceleistungen etablieren können, umso besser.

Ganz wichtig: Zwischen Ihnen und dem Dienstleister muss ein intensives Vertrauensverhältnis bestehen. Und zwar nicht nur weil Sie sich auf die Funktionen des Dienstleisters verlassen müssen, sondern auch weil Sie Kompetenzen und – noch problematischer – internes Know-How an Dritte weitergeben.

Das von vielen gefürchtete Ausschreibungsverfahren verliert seinen Schrecken, wenn Sie genau wissen, worauf Sie sich einlassen und wie Sie im Einzelnen optimal vorgehen müssen. So führen wir Sie professionell durch die typischen Phasen hin zu einer auf Ihr Unternehmen abgestimmten individuellen Ausschreibung, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Zusammen mit Ihnen ermitteln wir akribisch die Kosten für jeden einzelnen Schritt in dieser Kette. Wir berücksichtigen dabei neben den Personalkosten auch die Raum-, Zusatz- und Verwaltungskosten, die sich oft in anderen Positionen oder Abteilungen verstecken. Nur so können wir später prüfen, ob sich die erwünschten Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen erreichen lassen.

Während des gesamten Ausschreibungsverfahrens befinden wir uns mit Ihnen in permanenter Kommunikation und Abstimmung – mit dem unbedingten Ziel, den besten und obendrein preiswertesten Dienstleister für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.

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  Der 4. Schritt zur Transparenz im Outsourcing
Benchmarking
If you can't measure it, you can't manage it.

Unter Benchmarking verstehen wir von der clean-check® Deutschland GmbH vergleichende Analysen mit einem festgelegten Referenzwert. Unser Ziel ist es, in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden den bestmöglichen Dienstleister zu finden – nicht nur aus wirtschaftlicher Sichtweise, sondern in der Plausibilität der angebotenen Leistung.

Vorher klar definierte und mit dem Kunden besprochene Ausschlusskriterien sorgen dafür, dass aus einer Vielzahl von Angeboten diejenigen ausgewählt werden, die realistisch und machbar erscheinen.

Ausgewertet wird nach reinen Hardfacts, das sind rechnerisch ableitbare Fakten wie:

• Stundenverrechnungssatz
• durchschnittliche qm-Leistung
• Preis pro qm-Leistung
• Preis pro Jahr

Weitere Faktoren (Softfacts) wie Aufbau der Firmenstruktur, regionale Aufstellung des Dienstleisters, Ausbildungsstand seiner Mitarbeiter, Qualitätssicherung und Kundenreferenzen schließen den Kreislauf. Unter Berücksichtigung von weiteren wirtschaftlichen Aspekten kann der Dienstleister mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis definiert werden.

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  Der 5. Schritt zur Transparenz im Outsourcing
Auditierung und Qualitätssicherung
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Qualitätssicherung (oder Qualitätskontrolle) ist ein Sammelbegriff für unterschiedliche Ansätze und Maßnahmen zur Sicherstellung festgelegter Qualitätsanforderungen. Durch die Optimierung von Leistungsvereinbarungen zu "ergebnisorientierten Leistungsvereinbarungen" ist die Basis geschaffen, Leistungen objektiv zu messen.

Unsere Qualitätskontrollen richten sich nach den individuellen Anforderungen des Kunden und werden in den verschiedensten Aufgabenbereichen (Reinigung, Technik, Service, Wartung, etc.) durch erfahrene, unabhängige Auditoren gewissenhaft durchgeführt.

Auf Grundlage der DIN ISO 2859-1 wird eine Stichprobenmenge ermittelt, die dem jeweiligen Charakter eines Gebäudes bzw. der zu prüfenden Objekte entspricht. Somit ist gesichert, dass das Ergebnis dieser Kontrolle eine repräsentative Aussage über die zu erbringende Leistung darstellt.

Die Qualitätssicherung wird mittels mobiler Datenerfassung durchgeführt.
Zeitnah erfolgen Auswertungen wie zum Beispiel:

• Mängelberichte, Qualitätsberichte und Fehleranalysen
• Schadensdokumentation
• Signaturen und Zeitstempel
• Fotodokumentation
• Sofortbericht

Daraus ableitend werden von uns Schwachstellen aufgedeckt und Optimierungskonzepte erarbeitet.
Gerne zeigen wir Ihnen einmal den Ablauf vor Ort. Testen Sie uns!

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  Der 6. Schritt zur Transparenz im Outsourcing
Kommunikation über unser Webportal
Communicare: Wir bauen Brücken.

Das Webportal ist eine sachliche Kommunikationsebene, die den Benutzern über das Internet oder Intranet als Informations- und Meldesystem zur Verfügung steht. Es können verschiedene, regelmäßig benötigte Daten und Dienste gebündelt und übersichtlich je nach Themenkomplex dargestellt werden.

Mit diesem Kommunikationsportal können Sie zu jeder Zeit und an jedem Ort benötigte Daten und Dienste einsehen, verfolgen, bearbeiten und Auswertungen bzw. Berichte generieren.

Das Webportal ist anwenderfreundlich und lässt sich individuell an Ihre Anforderungen anpassen. Die integrierte Standort-, Benutzer- und Kundenverwaltung ermöglicht Ihnen, je nach Bedarf zum Beispiel Reklamationen, Meldungen und Ergebnisse einzusehen und zu bearbeiten, Aufträge zu vergeben oder Dokumente und Vertragsgrundlagen zentral abzulegen und darzustellen.

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  Der 7. Schritt zur Transparenz im Outsourcing
Vertrags-Controlling
Pacta sunt servanda: Verträge sind einzuhalten.

Das Vertragscontrolling umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, um die Einhaltung vereinbarter Vertragsinhalte auf Dauer zu gewährleisten und Risiken wie ungleicher Informationsstand, fehlende Aktualität, Fristen und Vertragsoptionen zu erkennen, diesen Risiken rechtzeitig entgegenzuwirken und Optimierungsprozesse einzuleiten.

Vertrags-Controlling

Unsere Empfehlung: Halbjährliches Vertragscontrolling, da erfahrungsgemäß dieser Zyklus eine Niveaulierung des Vertragserfüllungsgrades sicherstellt.

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Vertrauen ist gut. Transparenz ist besser.
Kurzinfo zu unserem Unternehmen Die clean-check® Deutschland GmbH mit Sitz im niedersächsischen Celle wurde 1999 mit dem Qualitätsmess-System clean-check® bekannt – einer europaweit geschützten Marke zur Prozess-Optimierung im Facility-Management. War es in der Vergangenheit fast unmöglich, zwischen Auftraggeber und Dienstleister vereinbarte Leistungen zu kontrollieren, werden mit clean-check® jetzt faire und objektive Ergebnisse erzielt.

Neben dem Vertrieb der Software inklusive Schulungen sowie einem individuell angelegten Informations- und Meldesystem im Internet bieten wir unseren Kunden bundesweit die Durchführung und Auswertung von Ausschreibungen, Vertragscontrolling, die Optimierung von Leistungsverzeichnisen, Qualitätskontrolle vor Ort, Benchmarking, Auditierung und Qualitätssicherung nach DIN ISO 9001.

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Ihre Ansprechpartner
Ralf C. Kuhnert
Ralf Christian Kuhnert
Geschäftsführer
Telefon: 05141 909089-0
eMail: ralfch.kuhnert@clean-check.de

Andreas Keil
Andreas Keil
Leiter Qualitätssteuerung
Telefon: 05141 909089-0
eMail: andreas.keil@clean-check.de


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clean-check® Deutschland GmbH, Ernst-Wiechert-Weg 18, D-29227 Celle
Telefon: +49 (0)5141 909089-0, Fax: +49 (0)5141 909089-18, eMail: info@clean-check.de
Internet: www.clean-check.de, USt-IdNr.: DE 813628067, Geschäftsführer: Ralf Christian Kuhnert

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Kammer und Aufsichtsbehörde
Industrie- und Handelskammer Lüneburg-Wolfsburg, Im Sande 1, 21335 Lüneburg
Handelsregister: Amtsgericht Lüneburg HRB 10550

» IHK Lüneburg-Wolfsburg

Mitgliedschaften
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Gestaltung und Betreuung des Internetauftritts
Vogelsang Werbe- und Projektbüro, Sedanstraße 60, D-30161 Hannover
Telefon: +49 (0)511 3888705, Fax: +49 (0)511 3888695, eMail: vogelsang@nordseh.de

» www.nordseh.de

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